Se sei una freelance, una libera professionista, un’artigiana, una imprenditrice e sai quanto è difficile sapere gestire tutto il carico di lavoro che abbiamo: quello “nostro” – il marketing, la comunicazione, le foto di prodotto, il lancio del nuovo servizio, piuttosto che le fatture, i fornitori, ecc. … – e quello dei tuoi clienti – cioè quello per cui abbiamo un lavoro e veniamo pagate..
Va da sé quindi che la gestione del nostro tempo – capire come organizzare la nostra giornata e ottimizzare al meglio ogni momento – rientra nelle nostre priorità.
Programmare bene le nostre giornate ha importanti vantaggi sotto molti punti di vista: riduce lo stress, ci permette di far fronte agli imprevisti in maniera tempestiva e congrua, la gestione del lavoro diventa più “fluida” e profittevole. Quindi più produttiva.
Come ottenere questi risultati?
Sicuramente ci vuole pratica e sperimentazione.
L’organizzazione dipende anche da noi: da come gestiamo le nostre energie, da quando siamo più produttive durante la giornata (e per quanto tempo) e dal tipo stesso di lavoro che facciamo.
Ma ci sono delle buone pratiche che possiamo adottare, perché sicuramente efficaci e quindi valide per tutte noi.
1 – Calendarizza gli impegni
La prima cosa da cui partire per organizzare la tua giornata è calendelizzare i tuoi impegni. Per farlo, procedi con un programma settimanale e segna su un calendario (cartaceo o digitale) tutti gli obiettivi da portare a termine.
A quel punto, scomponi il tuo macro obiettivo in piccoli obiettivi su cui lavorare quotidianamente.
Procedere per tappe intermedie ti permette di semplificare il processo e avanzare più rapidamente.
Organizza poi una to-do list quotidiana con tutte le task da svolgere
2 – Impara a gestire il tempo
Per ogni attività da portare a termine, indica anche un limite temporale massimo a disposizione. Tieni presente che il tempo a disposizione della giornata si “amplifica” a seconda del numero delle attività da fare.
Che vuol dire? Che se hai 3 cose da fare è molto probabile che impiegherai le tue ore a lavoro per svolgere quelle tre attività. Se, invece, inserisci 6 cose da fare nella tua to-do list, imparerai a ridimensionare l’uso del tempo e adattarlo alle tue necessità.
3- No al multitasking
L’American Psychological Association ha dimostrato in una ricerca che cambiare continuamente focus da un’attività all’altra ti costa 40 minuti in più del tuo tempo.
Se continui a passare da una mansione all’altra la tua mente dovrà concentrarsi di nuovo ogni volta e per fare questo passaggio ti servirà molto più tempo.
Quindi il mio consiglio è: raggruppa i task per priorità e affinità e poi procedi per blocchi e dedicati a ciascuno di lavoro in modo che solo quando hai finito un task passi all’altro.
4 – Allontana le distrazioni facendo pulizia e ordine
Anche ridurre le forme di distrazione ti permetterà di ottimizzare al meglio la tua giornata. Recuperare la concentrazione per interruzioni banali ha sempre il suo peso e richiede sempre il suo tempo. (Gloria Mark, scienziata dell’informazione dell’Università della California, ha scoperto che occorrono in media 26 minuti )
Avere gli ambienti ordinati vuol dire la mente ordinata.
Questo vale per la tua scrivania. Tieni solo l’essenziale: così riuscirai ad abbattere le distrazioni e restare concentrata.
5 – Concediti pause regolari
Organizzare il tempo significa anche gestire le pause. Per farlo, blocca il tempo nel tuo calendario e prevedi delle pause.
Pianificando in anticipo le tue giornate (meglio se la sera prima), riuscirai a darti un tempo per ogni task e inserire delle pause, facendole diventare parte della tua routine. Fare una breve passeggiata e prendere un caffè, ascoltare un pò di musica, fare meditazione, un pò di stretching sono due ottimi modi per distrarsi e recuperare la produttività.